仕事が早い人と遅い人とは何が違うのか?特徴を研究!効率化のコツ

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ビジネス ライフ

みなさんは仕事の早さで悩んだ事はありますか?私はありありです(^-^;

特に同じ業務で同じ量を割り振られた時に、一目瞭然で仕事の早さって明らかになります。

自分はまだアップアップしているのに、涼し気な顔で同期が、

「終わりました~。次は何をー」との声が聞こえてきた時にゃあ、

「マ、マ、マジで~!!!」とびっくりするとともに、激しく落ち込んだ記憶があります。私、脳みそイケてないのーっと焦ったものです。

そもそもの要領のよさや、どんな親に育てられたとか、就業以前の色々な要因はもちろんある思います。

でもやっぱり同じ人間、努力すれば自分史上、仕事が早くなれる可能性は多いにあると思うのです。

そこで今日は、仕事が早くなるにはどうすればいいのかについて、探求してゆきたいと思います!

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仕事の目的とゴールを理解する事

ミーティング

これはどういう事かというと、この仕事のそもそもの目的と、どこまでやれば合格点がもらえるのかをまず把握するという事です。

例えば上司に「〇〇について、資料作っておいて。」と仕事を頼まれたとします。

ここで大切なのは、この資料がどういった目的で、どの場面で使われるかを把握する事です。

お客さんに営業をする為なのか、あるいは社内の会議で使われるのか等です。

上司によっては、細かく指示してくれる場合もありますが、よくあるのが説明不足のパターン。

資料が出来て、持っていくと「こんなバカ丁寧なのは望んでない!遅い!!」だの、

「●●と△△についても情報いれて欲しかった。言ってなかったっけ?」とか、理不尽にやり直しをさせられたりします。

やり直し程、ムダな事はないですよね。自分のミスでもないのに・・・。

ですので、説明不足っぽい人からの依頼は特に、とりかかる前に確認をした方が良いです。

途中で「こんな感じになりそうですが、いかがでしょう?」と、さぐりをいれるのもいいでしょう。

その時点でイメージの相違があれば、手早く修正できますから。

上司からの依頼とかではなく、自分のルーティーンの仕事にも同じ事がいえます。

この仕事はどういった目的で、どこまでの基準が求められるのかを意識すると、いつも何げなくこなしていた仕事も、効率よくできる改善点が浮き彫りになったりしますので、是非試してみて下さい。

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常に最短で終わらせる方法を意識する

時間

仕事の早い遅いは段取りで決まる、という言葉を良く聞きますよね。

実際の職場で、仕事の早い人を色々見てきましたが、いい意味で楽をしたがる人が多かったような気がします。

それはいい加減な仕事をするという事ではなく、手を抜けるところはうまく抜き、頑張りどころではしっかり結果を出すイメージです。

逆に仕事が遅い人のイメージは、最初から最後までアクセル全開。

参考書でいうと1ページ目からしっかり取り組み、中盤に集中力が切れてタイムオーバーみたいな。

誠意は伝わるのですが、力の掛け具合が一定の為、どうしても遅くなってしまいます。

どこが違うのかというと、仕事全体を俯瞰で見る力だと思います。

その上で段取りを組むので、力のさじ加減が可能なのです。

もし職場に仕事の早い人がいるなら、観察するのもいいでしょう。

人間は影響を受ける動物ですので、おお、こんなスピード感でやっているのか!と、新たな発見もあるかもしれません。

以前の職場で、誰もが認めるスピーディーな仕事ぶりの同期の男性がいました。

そう、冒頭でも少しお話した同期とは彼の事です。

たまたま社内の回線工事が入り、3日間だけ彼の隣の席に座る事になったのですが、意識せずとも、流れている風の速さを肌で感じました、笑。

とにかく無駄がないというか、要領を得ているというか。初日は「そもそも、地頭が違うんじゃ~」と自分をなぐさめたりもしました(^_^;)

でも、彼の仕事に関するファイルを見せてもらった時、「わ~めっちゃわかりやすい!こらスピードあがるわ!!彼なりにコツコツ努力してたんだなあー」と、密かに感動したのを覚えています。

中には天才もいるでしょう。

でも基本的に仕事の早い人は、やっぱりみんな努力してるんですよ!

5秒でも10秒でも日々時短できる意識を持つ。その積み重ねは年単位にみてみると、かなりの差になってゆくでしょう。

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完璧主義はいらない。100点を目指さない

完璧主義はやめよう

先ほどの仕事のゴールの話ともつながるのですが、合格点のレベルがわかっていれば、不必要なところに時間を注ぐ必要もなくなります。

よくあるのが、完璧を求めるあまり、時間がかかってしまうタイプ。

これに関しては、私はすごく耳が痛いです(>_<)

もともと完璧主義とかでは全然ないのですが、ノッてくると自分を見失いがちになってしまいます。

妙に細部が気になって、もう合格点なのにまだやってるみたいな。

これが、有名な建築デザイナーとかだったら許される事もあるでしょう。

すっごいお金持ちのオーナーに、

「時間はどれだけかかってもいい!君のセンスが研ぎ澄まされた家に僕は住みたいんだ。いっさい妥協せず、完璧なものを作ってくれ!金はいくらでもある。」

とかでしたら、問題はないのです。でも実際はあまりこうゆう事ってないですよね。

仕事の質を上げることはもちろん大切です。

でも、合格点まで達したら、次に待っている仕事のタスクにとりかかるという、切り替えの速さも効率化には必要です。

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しっかりと休憩をとり、エネルギー値を落とさない

睡眠

身体が疲れていては仕事を早くこなす事は到底出来ません。

目に見えない心身の疲れは、ほおっておくと日に日に溜まってゆきます。

それを回復させるのは、睡眠と休息です。どんな仕事でもある程度は責任を果たそうと、自分が思っている以上に日々神経を使っているものです。

だから、睡眠をしっかりとったり、可能な限り休憩をはさんでリフレッシュする事は、とても大切です。

エネルギー満タンの人と枯渇ぎみの人、もうスタート時点で勝負がついていますよね。

もともとの体力の有無はあると思いますが、自分が今どの位疲れているのか、無理してしまっているのかは、自分にしかわかりません。

地味かと思われるかもしれませんが、パフォーマンスを保つためには、自分の状態に注意深くなりましょう。

疲れ切ってしまうと、それだけ回復に時間がかかります。

勤務時間内の頑張りはもちろん大切ですが、それを除いた時間の使い方にちょっと意識を向ける事で、案外仕事のスムーズさに繋がったりします。

寝る前のスマホタイムをちょっぴり早く切り上げて、30分いつもより早く寝てみるとか。

朝の満員電車を避けて、少し早め出勤して勤務時間までコーヒーを飲んでゆっくりするとか。

へとへとな状態で気合をいれてみても、いい結果は生まれません。

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仕事場所・道具の手入れを怠らない

道具

仕事の早い人は自分のデスク周りやデスクトップが綺麗だったり、資料などがサッっと取り出せるよう整理整頓していたり、極力無駄な時間、ストレスがない工夫をしているイメージがあります。

これは段取りにもつながりますし、迷いがないほどかかる時間は少なくて済みますので、効率化する上では、はずせないポイントになります。

そうゆう細かいところに目がゆくと、仕事のミスもすぐに自分で気づき、未然に防げたりもするのではないでしょうか。

以前テレビで見た、会社の話です。確か製造業をされていたと記憶しています。

業績悪化で今にも倒産が危ぶまれた際、社長みずから先頭となり、物の位置を細かくテープで示すほど、社内中の整理整頓を徹底的に行いました。

無駄のない動線を社員全員に意識改革させたところ、業績が上向き、倒産を免れたという内容でした。

それだけにとどまらず、その効率化した事業モデルをとりいれたいという、他の会社の経営者たちが、今では見学ツアーを組んで学びに来られてる姿も紹介されていました。

ボールペン1本、はさみ1個から物の位置を明らかにする事で、不思議な事に事業の問題点も明らかになっていったと社長はおっしゃってたと思います。

仕事の早さを手に入れるのはハードルが高くても、整理整頓はその気になれば誰にでも出来そうですよね。

何より自分が一番気持ち良く仕事にとりかかれるのがメリットです。

騙されたと思って、引き出しひとつから是非試してみて下さい!

まとめ

いかがだったでしょうか?まとめるとこんな感じです。

  • 仕事の目的とゴールを把握してからとりかかろう!
  • 常に最短で終わらせる意識をもとう!一連の流れに無駄はないか?
  • 完璧主義はやめよう。合格点がとれれば次のタスクへGO!
  • 睡眠と休憩をしっかり取り、自分のエネルギー値を下げない努力。
  • 仕事場所と道具の手入れを怠らず、整理整頓を心がけよう。

いっぺんに意識するのは大変なので、どれか一つでも取り入れて頂ければ幸いです。

最後までお付き合い頂き、ありがとうございました!

ライフ
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